ANCNET czas

Organizacje zarządzają wszystkimi możliwymi zasobami, ale często zapominają o jednym – czasie. Większość z nich nie ma pojęcia, na co pracownicy przeznaczają czas pracy. I wcale nie chodzi o to, że pracownicy nie pracują, ale o sposób, w jaki to robią.

Pracownicy toną w komunikacji elektronicznej. Standardem dzisiaj jest 100 maili na dzień, czyli około 20 000 rocznie! Kto nie miał do czynienia z mailem typu ASAP? Albo nie brał udziału w łańcuchu korespondencji mailowej kierowanej do całej rzeszy adresatów umieszczonych w kopii? Czas pochłaniają również spotkania, najczęściej określane przez samych uczestników jako bezproduktywne. Ich bezproduktywność dodatkowo wzmacnia fakt, że podczas spotkań pracownicy myślami są w zupełnie innym miejscu: ręka w górę, kto podczas spotkań nie wysyła maili? Albo nie zajmuje się jakimś innym ważnym tematem? Albo jego myśli nie krążą wokół projektu, w którym bierze udział i ma do wypełnienia tabelkę?

Specjaliści od zarządzania czasem sugerują, że nie zarządza się czasem, ale sobą w czasie. Tak, tak faktycznie jest, tyle tylko, że zarządzać sobą w czasie uda nam się wyłącznie w określonym środowisku. Problem leży najczęściej w kulturze organizacyjnej.

Kultura organizacyjna nie zawsze sprzyja zarządzaniu czasem

ANCNET Czas2

Po czym poznać, że tak jest?

Po pierwsze: w organizacji funkcjonuje założenie, że czas nic nie kosztuje

Niestety kosztuje, i nie chodzi tylko o pieniądze, ale i zdrowie, zaangażowanie, motywację pracowników itp. Zacznij zarządzać czasem tak, jak każdym innym zasobem. Stwórz dla niego budżet i monitoruj wykonanie. Zwróć uwagę na liczbę spotkań, czas ich trwania, liczbę biorących w nich udział pracowników i liczbę maili krążących po organizacji. Zwróć uwagę na punktualność – rozpoczęcie godzinnego spotkania z 5 minutowym poślizgiem to strata 8% jego czasu. Czy 8%-owe marnotrawstwo jakiegokolwiek innego zasobu byłoby tolerowane?

Po drugie: na spotkania zaprasza się „na wszelki wypadek” albo ze względu na to, że „dobrze, żeby wiedział”; podobnie rzecz ma się z wysyłaniem maili

To oczywista strata czasu. Zarówno uczestników spotkania, jak i adresatów maila, dobieraj w sposób przemyślany. Powinny to być osoby, dla których temat jest priorytetowy i mają na niego wpływ.

Po trzecie: podstawową formą komunikacji jest mail, telefon jest wykorzystywany w ostateczności

Jeżeli sprawa może być załatwiona telefonicznie, to weź słuchawkę i ją załatw! Często mam wrażenie, że w tym całym mailowaniu chodzi tak naprawdę o wdrażanie strategii unikania, czyli z jakichś powodów odkładamy podjęcie decyzji, załatwienie trudnego tematu, możliwą konfrontację itp.

Po czwarte: spotkania są organizowane z dnia na dzień

Jeżeli oczekujesz zaangażowania i efektywności, to daj uczestnikom czas na przygotowanie się.

Po piąte: projekt goni projekt

Monitoruj realizację projektów już uruchomionych, a nowe powołuj stosując brzytwę Ockhama, czyli nie mnóż bytów ponad konieczność. Popatrz na business case nowego pomysłu, będzie Ci łatwiej podjąć decyzje, czy postawić w tym momencie na ten konkretny pomysł.

Po szóste: proces decyzyjny jest rozmyty

Nie wiadomo, kto tak naprawdę podejmuje decyzje, spotkania kończą się więc brakiem decyzji i odroczeniem sprawy na kolejne spotkanie. Role i zakres decyzji powinny być jasno zdefiniowane.

Po siódme: spotkania są traktowane jako czas na załatwienie zaległych spraw

Prowadzący spotkanie bardzo często mają poczucie, że nie są słuchani. I wcale nie wynika to z ich braku umiejętności prezentacji, ale z tego, że uczestnicy spotkania są pochłonięci stukaniem na klawiaturze komputera albo telefonu komórkowego. I jest to tolerowane. Nie istnieje coś takiego, jak multitasking, w jednym czasie jesteśmy w stanie skoncentrować się tylko na jednej rzeczy. Skoro piszemy na klawiaturze albo czytamy wiadomości, nie angażujemy się w spotkanie.

Zarządzanie czasem pracy w organizacji nie jest łatwe. Często problemy w tym obszarze widać gołym okiem, a najczęściej przyjmowanym rozwiązaniem jest szkolenie z zarządzania czasem. To niczego nie zmieni! Problem stanowi kultura zarządzania i brak kontroli nad komunikacją elektroniczną w organizacji. Można oczywiście stosować takie rozwiązania, jak na przykład Volkswagen, który blokuje pracownikom dostęp do maili na telefonie pół godziny po zakończeniu pracy. Oczywiście, pracownik dzięki temu ma wolne popołudnie, ale czy liczba maili się zmniejszy? Prawdopodobnie nie, tyle tylko, że maile poczekają do rana. Zwłaszcza, że ta zasada nie obejmuje menadżerów.